Istilah akuisisi arsip kurang banyak dimengerti oleh sebagian banyak orang maupun organisasi pencipta arsip baik pemerintah maupun non pemerintah. Akuisisi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip. Bagi pencipta arsip kegiatan akuisisi dapat memberikan manfaat untuk mengurangi volume arsip sehingga dapat menghemat ruang, tenaga dan sarana prasarana kearsipan dalam pemeliharaan arsip. Selain itu kegiatan akuisisi arsip statis dilakukan untuk menyelamatkan arsip-arsip.

Mengapa Arsip Statis Perlu Diolah? “Pengolahan arsip statis adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis berdasarkan kaidah- kaidah kearsipan yang berlaku.” Perka ANRI No.27 Tahun 2011

Dalam pelaksananya, akuisisi arsip didahului dengan kegiatan monitoring/survey arsip statis yang ada di pencipta arsip untuk menyeleksi arsip yang berpotensi sebagai arsip statis. Dari hasil monitoring dilakukan verifikasi atau penilaian arsip, apakah arsip tersebut memiliki nilai sebagai arsip statis.

Mengapa Arsip Buku Induk di SMAN 1 Kota Depok perlu di arsipkan? Karena arsip tersebut sudah berusia lebih dari 20 tahun dan dikhawatirkan rusak jika tidak ditangani dengan baik, mengingat jumlah arsip lain yang terus bertambah setiap tahunnya dan keterbatasan ruangan penyimpanan. Belum lagi faktor yang bisa membuat arsip tersebut rusak seperti lembap ataupun dimakan rayap. Oleh karena itu, SMAN 1 Kota Depok melakukan akuisisi arsip yang akan ditangani oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pemerintah Kota Depok sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban terhadap masyarakat, sehingga apabila data tersebut diperlukan maka akan dengan mudah dicari dan informasinya tidak rusak.

Dari hasil penilaian selanjutnya ditetapkan sebagai arsip statis dan dilakukan serah terima arsip dengan dilengkapi Berita Acara Serah Terima Arsip Statis, Daftar Arsip Statis yang Diserahkan dan Daftar Pengiriman Arsip. Sekali lagi tujuan akhir dari kegiatan akuisisi arsip yang paling utama adalah terselamatkannya arsip statis. Dengan adanya arsip statis kita bisa memberikan gambaran sejarah yang lebih lengkap kepada generasi yang akan datang. Arsip statis yang didapat dari hasil akuisisi arsip kemudian diolah dan dikelola sesuai prosedur dan peraturan kearsipan yang ada di Lembaga Kearsipan. Melalui arsip statis yang autentik, reliable dan utuh, generasi mendatang dapat merekonstruksikan kembali kegiatan dan peristiwa yang terjadi di masa lalu untuk kepentingan ilmu pengetahuan, pembangunan, sosial budaya serta ilmiah.